Подготовка офиса к переезду: основные рекомендации

Рано или поздно все компании сталкиваются с необходимостью переезда – перемещения офиса в новое помещение. К сожалению, этот процесс часто сопровождается суматохой и порчей имущества. Попробуем разобраться, как нужно подготовить офис к переезду, чтобы этот процесс был максимально комфортным!

Жизнь современного человека сложно назвать постоянной и стабильной. Зачастую нам надоедает старая мебель, мы теряем ощущение комфорта в малогабаритной квартире, а офисное помещение уже не вмещает всех сотрудников компании. В такой ситуации мы начинаем задумываться о том, чтобы сменить помещение – переехать. Самое главное в переезде – отсутствие спешки, необдуманных действий и принятых сгоряча решений. К переезду офиса следует подходить взвешенно, без суеты, чтобы не потерять из виду нужные мелочи и важные документы и сэкономить время на наведении порядка на новом месте.

Офис переезжает: варианты развития событий

Перевозить офис можно двумя способами – быстрое перемещение всего имущества компании в новое помещение и постепенный переезд. В первом случае решение о переезде офиса, как правило, является внезапным и неожиданным, как для самого собственника компании, так и для сотрудников. Поэтому главной задачей в такой ситуации является тщательный сбор всего имущества, начиная от документации и заканчивая мебелью и техникой, и перевозка всего добра на новое место без потерь и поломок.

Такой быстрый переезд для всех сотрудников становится настоящим стрессом, работа компании может быть парализована или как минимум существенно затруднена. Более того впоследствии много времени уйдет на то, чтобы все снова разложить на свои места, расставить мебель, подключить технику и начать работу в нормальном режиме. Все это непременно негативным образом скажется на работе компании.

Наиболее приемлемым вариантом, конечно же, является постепенный переезд, который требует более тщательной подготовки и спланированного заранее сбора всего имущества, но при этом на новом месте уже не понадобится отыскивать нужные вещи и долго все расставлять по местам. При таком подходе к перемещению офиса в новое помещение мероприятие может растянуться на несколько дней или даже недель, на протяжении которых в новый офис будут постепенно перемещаться различные подразделения (отделы) организации.

При таком варианте переезда компания сможет продолжать свою работу в обычном ритме. К его недостаткам можно отнести существующую вероятность затягивания процесса в случае плохой организации. Кроме того есть вероятность того, что эффективность взаимодействия между подразделениями организации снизится. Также возрастет вероятность появления проблем с переносом офисных коммуникаций и своевременностью их подключения.

Задумываясь о переезде офиса важно понимать, что вам ни как не обойтись без четкого плана действий, учитывающего абсолютно все виды предстоящих работ, которые придется выполнить как в старом, так и в новом помещении. Кроме этого стоит помнить о том, что переезжать будете не только вы, документы, офисная мебель и техника, но и ваши сотрудники, которых нужно заблаговременно предупредить о грядущих переменах и по возможности учесть насколько удобно им будет добираться до нового места, есть ли там транспортная развязка, парковка и пр. Не забудьте составить и разослать письма всем вашим клиентам и постоянным партнерам, уведомляющие их о смене места расположения офиса вашей компании. Обязательно укажете новый адрес и дату, с которой ваша компания будет работать уже на новом месте, приложите карту или схему проезда.

Как перевезти офис: полезные советы

Организационные работы перед переездом офиса – очень важный этап. Эти работы предполагают ведение учета всех без исключения мелочей и существенно облегчают переезд. Игнорировать этот этап не стоит, так как тщательная подготовка позволит перевезти офис в максимально сжатые сроки с минимальными затратами.

Если вы хотите сделать переезд офиса максимально комфортным и не затратным для всех, прислушайтесь к следующим советам:

1. Составьте план действующего офиса, отметив на нем все существующие рабочие места и относящуюся к ним технику и офисную мебель. Далее нужно подготовить подробный план нового помещения и определить места расположения мебели, рабочих мест и других предметов обстановки. Важно учитывать площадь помещений, расположение оконных проемов и дверей, габариты мебели, а также наличие и расположение электрических розеток для подключения офисной техники. Розетки должны быть расположены в удобных для подключения местах и в достаточном количестве;
2. Определите объем грядущих перевозок и подберите подходящий транспорт. Если старый и новый офисы расположены не слишком далеко друг от друга и все вещи никак не помещаются в одну машину (малотоннажную), придется совершить два рейса или воспользоваться услугами двух и более единиц транспортных средств. При перевозке офиса на значительное расстояние, когда велика вероятность попадания в пробку и затягивания процесса перевозки, целесообразно будет заказать один автомобиль повышенной вместимости, поскольку стоимость перевозки грузов таким транспортным средством, будет более выгодной, нежели использование нескольких «ГАЗелей» или выполнение большого количества рейсов одним малотоннажным автомобилем;
3. Закажите услуги бригады грузчиков, численность которых должна исчисляться исходя из количества перевозимого имущества и объема работ. Грузчики помогут вам не только аккуратно вынести и оперативно погрузить в заказанный автотранспорт офисное имущество, но и быстро разобрать мебель, правильно упаковать ее и затем распаковать и собрать на новом месте, если существует такая необходимость. Если в офисе есть сейф или другие тяжеловесные и негабаритные объекты, вам непременно понадобятся услуги такелажников;
4. Позаботьтесь о правильной упаковке вещей. Нужно заблаговременно подготовить для сотрудников картонные коробки, в которые они смогут упаковать личные предметы, папки с документами, канцелярские принадлежности и прочие вещи. Обязательно нужно промаркировать коробки, указав на них номер шкафа или рабочего места в соответствии с ранее составленным планом. Всю офисную технику следует упаковать в подходящие коробки, мониторы обязательно обернуть воздушно-пузырьковой пленкой, шнуры сложить вместе с техникой в промаркированные коробки;
5. Разгрузку перевезенного на новое место имущества также стоит производить по заранее составленному плану. Сначала рекомендуется собрать и распределить мебель по помещениям, а затем приступать к обустройству рабочих мест – подключению оргтехники, раскладке папок с документами и других вещей по предназначенным для них местам.

Если вы решили перевезти офис, помните о том, что грамотная организация процесса позволит сделать это в кратчайшие сроки и с минимальными потерями. А доверяя вопросы перевозки имущества надежной транспортной компании и настоящим профессионалам своего дела, вы снимите с себя груз непосильных забот и избавитесь от лишней головной боли.