Нюансы перевозки архивных документов

У каждой организации не зависимо от типа собственности и вида деятельности за время ее существования накапливается архив документов, которые нуждаются в правильном хранении и бережной перевозке в случае переезда организации в новое помещение. Попробуем вместе разобраться, как перевозить архивные документы.

С необходимостью перевозки архивных документов чаще всего сталкиваются те организации, которые активно работают с различными бумажными носителями. В число таковых входят юридические фирмы, нотариальные конторы, больницы и поликлиники, ЗАГСы и прочие государственные организации и учреждения.

Кроме этого архивы документов, пусть и не в таких внушительных количествах как в государственных учреждениях, есть в частных фирмах и на небольших предприятиях. Личные дела сотрудников, важные бухгалтерские справки и ведомости, табеля и ведомости начисления зарплаты, приказы о приеме на работу, переводе или увольнении работников – все это документы, которые длительное время должны храниться в архиве.

При осуществлении переезда офиса или всей организации в новое помещение эти документы нуждаются в бережном обращении и безопасной перевозке. Предусмотреть все возможные сложности во время транспортировки, конечно же, невозможно, так как всегда могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, не зависящие ни от вас, ни от водителя автомобиля, осуществляющего переезд, однако позаботиться о сохранности и безопасности перевозки важных документов в ваших силах.

Предварительная подготовка

Каждый руководитель должен понимать что документы, содержащие ценную информацию о работе предприятия, ни в коем случае не должны быть повреждены или утеряны в ходе транспортировки. Поэтому прежде чем перевозить архив его нужно к этому «путешествию» подготовить. Не стоит жалеть своих сил, времени и внимания на организацию перевозки архива и весь этот процесс завершиться благополучно. Намного больше хлопот, нервотрепки и потраченного времени вас ждет в случае утери или порчи документации, ведь ее в любом случае придется восстанавливать.

Первое что нужно сделать перед перевозкой архива – составить еще один важный и очень нужный документ. Называется он перечень перевозимых бумаг. Лучше всего разделить этот перечень на разделы, например, «папки бухгалтерии», «транспортная накладные», «дела из отдела кадров», «информация о клиентах», «договоры» и т. д.

Когда систематизация документов завершена, моно приступить к их упаковке и маркировке в соответствии с составленным ранее списком. Ни в коем случает не стоит смешивать разнотипные документы, иначе после разгрузки на новом месте возникнет путаница. Дальнейший разбор важных бумаг займет в разы больше времени.

Упаковка архива

Упаковывая важные архивные папки, рекомендуется придерживаться принципа многослойности. Сначала бумаги и папки следует разложить стопками, отсортировав их по тематике и размеру, затем поместить в водонепроницаемую тару. Чаще всего для перевозки документов используются плотные полиэтиленовые пакеты различного размера и стрейч пленка для их надежной фиксации. После упаковки в пакеты бумаги следует сложить в коробки для удобства переноски и транспортировки. Коробки обязательно следует промаркировать.

Лучше всего использовать коробки и многослойного картона с укрепленным дном. Следует выбирать коробки среднего размера, чтобы их удобно было переносить одному человеку. Обычно среднего размера коробки из многослойного картона с легкостью выдерживают вес 25-30 кг. Если перевозится большой объем документов удобнее всего все коробки сгрузить на один поддон и дополнительно закрепить их помощью веревки и стрейч пленки. На таком поддоне очень легко можно будет погрузить всю документацию целиком в грузовое транспортное средство.

Важные нюансы перевозки архива

Если необходимо перевезти архив документов большого объема рекомендуется заказывать одну машину необходимой вместительности и грузоподъемности. Перевозить ценные документы, разделив их на отельные партии и автомобили крайне нежелательно, так как это верный способ запутаться или даже что-нибудь потерять. Машина для перевозки обязательно должна иметь крытый кузов, чтобы коробки были надежно защищены от влияния окружающей среды, ветра и атмосферных осадков.

Иногда, желая сэкономить время на сбор и упаковку документов, их решают перевозить прямо внутри шкафов и сейфов. Так как это приводит к утяжелению самой мебели и усложняет ее погрузку. При этом сохранность документов при такой перевозке находится под большим вопросом. Они могут рассыпаться, испачкаться или попросту потеряться.

Когда все коробки с бумагами будут доставлены к пункту назначения, нужно в обязательном порядке выполнить сверку всех доставленных коробок по ранее составленному списку. Только после успешной сверки, когда все нашлось и совпало по наименованиям и количеству, можно приступать к распаковке и размещению архивных бумаг по местам.